Política de Privacidad

Comprometidos con tus datos y privacidad

Somos conscientes de que te preocupa cómo se utilizan tus datos. Por ello, en Availroom siempre nos hemos regido el respeto al derecho fundamental a la protección de datos de carácter personal, establecido en la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea, persiguiendo la preservación de la confidencialidad de la información de nuestros clientes, como pilar esencial sobre el que se asienta uno de nuestros valores corporativos fundamentales, la confianza.Ahora, damos un paso más y reforzamos nuestro compromiso con tu privacidad, al garantizar el tratamiento de tus datos de manera leal, transparente y responsable, e incorporar a nuestras normas internas y procedimientos los principios incluidos en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 (en adelante, el Reglamento General de Protección de Datos).Esta nueva norma homogeneiza en el ámbito europeo la protección de las personas en lo que respecta al tratamiento y a la libre circulación de sus datos y establece un marco de información y protección, en el que queremos que te sientas cómodo. Porque somos una empresa con valores, que trabaja con el objetivo de generar confianza en su entorno, bajo los criterios de proximidad y transparencia, buscando siempre darte el mejor servicio.

Y por ello te explicamos cómo tratamos tus datos personales

1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

En esta política, “Availroom” o su app "Availguest" (que en este documento aparece mencionada como “nosotros”, “nos”, “nuestro/a/os/as”, “Availroom” o «Availguest») se refiere principalmente a AVAILROOM, S.L., la empresa propietaria y prestadora del servicio Availroom, para la gestión de partes de entrada de viajeros en alojamientos turísticos. Availroom es el “responsable del tratamiento” de todos los datos personales obtenidos y usados sobre los clientes de Availguest y de sus huéspedes, a efectos de la Ley española de protección de datos de 2018. Availguest es una empresa registrada en España con número de identificación fiscal B86754207 y domicilio social en Avenida de Normandía 6B, 28420 Parquelagos Madrid.

2. ¿QUÉ DATOS PERSONALES OBTENEMOS DE NUESTROS CLIENTES?

Con el término «Cliente» se entiende a todo propietario o gestor de alojamiento turístico que use Availgues o Availroom para la gestión de sus partes de entrada de viajeros, en el cumplimiento de su obligación legal en materia de Libros-Registro y Partes de Entrada de viajeros. El término «Cliente» se aplicará tanto a aquellos usuarios suscritos a Availroom, como a aquellos usuarios que se registren para la prueba gratuita.Por “datos personales” de nuestros clientes entendemos cualquier información relacionada con usted que nos permita identificarle tanto a usted como a los alojamientos que registre y configure en Availroom.Obtendremos sus datos personales y los de sus alojamientos de dos modos. El primero cuando usted los proporcional durante el registro en la web de Availroom ya sea en el modo prueba o en el modo suscripción. El segundo cuando usted configura sus alojamientos en la aplicación de availroom, o cuando modifica sus datos personales en la aplicación Availguest.En concreto, podemos obtener las siguientes categorías de información:
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a. Datos de contacto. Nombre, apellidos, número de identificación fiscal, correo electrónico, número de teléfono, dirección a efectos de facturación.
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b. Por cada alojamiento que gestione en Availroom. Tipo de alojamiento, nombre de alojamiento, municipio, dirección y provincia en la que se ubique el alojamiento, nombre del cuerpo policial al que se remitirán los datos de sus huéspedes, a saber Policía Nacional, Guardia Civil, Mossos d’Esquadra y Ertzaintza, los datos de acceso a sus aplicaciones de creación y comunicación de partes de viajeros o fichas policiales, categoría del alojamiento, código de inscripción en el registro de alojamientos de la Comunidad Autónoma a la que pertenece, número actual de parte de entrada de viajero o ficha policial del alojamiento, y número de secuencia de envío de ficheros.
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c. Comunicaciones. Las comunicaciones que intercambie con nosotros o nos dirija por carta, correo electrónico, servicio de chat, llamadas y redes sociales.

3. ¿QUÉ DATOS PERSONALES OBTENEMOS DE LOS HUÉSPEDES DE NUESTROS CLIENTES?

Con el término «Huésped» o «Viajero» se entiende a toda persona física alojada por un «Cliente» de Availroom, y cuyo parte de entrada de viajeros y notificación al cuerpo policial correspondiente se realice, o se pretenda realizar, con la aplicación Availguest o Availroom, en el marco del cumplimiento de la obligación legal del cliente de Availroom en materia de Libros-Registro y Partes de Entrada de viajeros.

Por “datos personales” de un huésped entendemos cualquier información relacionada con el huésped que sea necesaria para cubrir el parte de entrada de viajeros o ficha policial, para su firma, la validación de su identidad, y, en ocasiones para comunicarse con él a priori para solicitar la cumplimentación y firma de los datos de la ficha policial o parte de entrada de viajeros, o para remitirle el contrato o documento de condiciones de admisión en el caso en que se genere.

Obtendremos los datos personales del huésped cuando sean introducidos ya sea por el propietario o gestor del alojamiento o por el propio huésped en la aplicación Availguest .En concreto, podemos obtener las siguientes categorías de información:a.

Datos personales para cumplimentar el parte de entrada de viajeros o ficha policial. Nombre, apellidos, número del documento y tipo del documento con el que acredite su identidad, ya sea pasaporte, documento de identidad, licencia de conducción española o permiso de residencia, fecha de nacimiento, fecha de expedición del documento con el que acredite su identidad, fecha de expiración del documento con el que acredite su identidad,  país de nacimiento, sexo (Hombre o Mujer).

b. Correo electrónico. Se obtendrá el correo electrónico del huésped cuando el propietario o gestor del alojamiento lo introduzca en la aplicación Availroom para el envío al huésped del enlace al formulario web, en el que el huésped introducirá los datos personales necesarios para cumplimentar el parte de entrada de viajeros o ficha policial. Además, se obtendrá el correo electrónico del huésped cuando el propietario o gestor del alojamiento, o el propio huésped, lo introduzca en la aplicación Availguest para el envío de un contrato de alquiler o documento de admisión.

c. Firma manuscrita sobre pantalla táctil. Dado que los partes de entrada de viajeros o fichas policiales han de estar firmados por el huésped. Availguest podrá recabar la firma manuscrita sobre la pantalla táctil del dispositivo electrónico en el que se esté haciendo uso de la aplicación, típicamente un teléfono móvil o una táblet. La representación gráfica de la firma del huésped se introduce en el parte de entrada de viajeros o ficha policial. Los datos referentes a la coordenada X, e Y, y a la referencia temporal de los trazos de la firma, se introducen encriptados como metadatos del parte de entrada de viajeros o ficha policial, para evitar su reutilización por terceros. La encriptación consiste en un cifrado con la clave pública de un certificado electrónico reconocido o cualificado expedido para el responsable del tratamiento (Availroom).

d. Fotografía 'selfie'. Si el cliente del establecimiento lo desea, puede solicitar a través de Availguest que se intente validar la identidad del huésped para garantizar en la medida de lo posible que la persona que introduce los datos, sea la titutlar del documento que intenta registrar. Para ello, Availguest podrá recabar una foto selfie a través de la app que se intentará validar contra la documentación aportada. El proceso de validación se realiza 'al vuelo' en el momento de la realización del selfie, y tan sólo se almacena de forma segura si ha sido posible la verificación mediante este método, o no. En todo caso, el responsable de la verificación de identidad de los huéspedes es el titular del establecimiento turístico, y esta función sólo es una apoyo para incrementar la seguridad y prevenir el fraude.

d. Comunicaciones. Las comunicaciones que intercambien los huéspedes con nosotros o nos dirija por carta, correo electrónico, servicio de chat, llamadas y redes sociales.
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4. PARA QUÉ, POR QUÉ Y DURANTE CUÁNTO TIEMPO USAMOS LOS DATOS PERSONALES DE NUESTROS CLIENTES

Los datos de nuestros clientes y huéspedes pueden ser utilizados con las siguientes finalidades:

a. Proporcionar el servicio de gestión de partes de entrada de viajeros para el que Availguest ha sido creado, principalmente la creación de partes de entrada de viajeros o fichas policiales en formato PDF según el formato normalizado establecido por la autoridad competente, su envío al correo electrónico para su custodia tal y como establece la normativa sobre libros-registro y partes de entrada de viajeros, el envío de los datos requeridos a la aplicación de registro de viajeros del cuerpo policial correspondiente, ya sea Guardia Civil, Policía Nacional, Mossos d’Escuadra o Ertzaintza, así como su almacenamiento en la base de datos de Availroom para que el gestor o propietario de alojamientos turísticos pueda obtener copias de los partes de entrada de viajeros o fichas policiales si en algún momento las necesita.

b. Contactar con nuestros clientes para la remisión de guías o recomendaciones de uso, información sobre nuevas funcionalidades de Availroom, información sobre resolución de incidencias, envío de facturas, o envío de notificaciones relativas al uso de la aplicación Availroom, como por ejemplo tras la cumplimentación de los datos del parte de viajeros por parte de un huésped. Estas comunicaciones no tienen fines comerciales.

c. Contactar con nuestros clientes para notificar posibles cambios en las condiciones del servicio Availroom o envío de información relativa a la suscripción. Estas comunicaciones podrán tener fines comerciales.

d. Fines administrativos o legales. Usamos los datos personales de nuestros clientes para realizar análisis estadísticos y de mercadotecnia, comprobar sistemas, realizar encuestas a clientes, llevar a cabo operaciones de mantenimiento y desarrollo, o para resolver un litigio o reclamación. Tenga en cuenta que podemos llevar a cabo la elaboración de perfiles de datos basados en los datos que hemos obtenido de usted con la finalidad de elaborar análisis estadísticos y de mercadotecnia. Cualquier actividad de elaboración de perfiles se llevará a cabo únicamente con su previo consentimiento y haciendo todo lo posible para garantizar que todos los datos en los que se basa son correctos. Al proporcionarnos cualquier dato personal, usted, como cliente, acepta explícitamente que podemos usarlo para llevar a cabo actividades de elaboración de perfiles de conformidad con lo dispuesto en esta Política de privacidad.

e. Comunicaciones con el servicio de atención al cliente. Usamos los datos de nuestros clientes para gestionar nuestra relación con ellos como clientes nuestros y para mejorar nuestros servicios y su experiencia con nosotros.

f. Mercadotecnia. De vez en cuando nos pondremos en contacto con nuestros clientes mediante comunicaciones electrónicas para proporcionarle información relativa a promociones de acceso al servicio Availroom o posible prestación de nuevos servicios o funcionalidades de Availroom. En todas las comunicaciones electrónicas que le enviemos tendrá la oportunidad de indicar que ya no desea seguir recibiendo nuestro material de mercadotecnia directa.

g. Solo trataremos los datos personales de nuestros clientes cuando tengamos bases legales para hacerlo. Las bases legales dependerán de los motivos por los que los hemos obtenido y por los que necesitamos usar sus datos personales. En la mayoría de los casos necesitaremos tratar los datos personales de nuestros clientes para poder suscribir nuestro contrato con ellos, y para poder cumplir con las funcionalidades de Availroom, fundamentalmente la creación de partes de entrada de viajeros, envío al cuerpo policial correspondiente, y envió del parte en formato PDF el correo electrónico de nuestros clientes.También podemos tratar los datos personales de nuestros clientes por uno o más de los siguientes motivos:

Para cumplir con una obligación legal que nos rea requerida.

Porque el cliente ha aceptado que nosotros usemos sus datos personales (por ejemplo, para fines relacionados con la mercadotecnia).

Para satisfacer nuestros intereses legítimos en nuestro funcionamiento como prestadores del servicio Availroom, por ejemplo, para fines administrativos.

No conservaremos los datos de nuestros clientes durante más tiempo del estrictamente necesario para cumplir los fines por los que se están tratando. Para determinar el período apropiado de retención, tendremos en cuenta la cantidad, la naturaleza y la confidencialidad de los datos personales, los fines por los que los tratamos y si podemos lograr esos fines a través de otros medios.También deberemos tener en cuenta los períodos durante los que puede ser necesario retener los datos personales para cumplir nuestras obligaciones legales o para resolver quejas o consultas y proteger nuestros derechos legales en caso de una reclamación.Cuando ya no necesitemos los datos personales de nuestros clientes, los eliminaremos o destruiremos de forma segura. También tendremos en cuenta si, con el paso del tiempo, podemos reducir los datos personales que usamos y cómo podemos hacerlo, y si podemos hacer anónimos sus datos personales de forma que ya no puedan asociarse a nuestros clientes o identificarle, en cuyo caso podremos usar dicha información sin previo aviso.


5.SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES DE NUESTROS CLIENTES Y DE SUS HUÉSPEDES

Para nosotros la seguridad de tus datos es esencial, y asumimos la obligación y el compromiso de protegerlos en todo momento.Por ello, dentro de este estándar de protección adecuada, los protegemos contra tratamientos no autorizados o ilícitos y contra su pérdida, destrucción o daño accidental, y tenemos implementados los más rigurosos protocolos de seguridad de la información siguiendo las mejores prácticas en esta materia.

6.TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS

El tratamiento de tus datos se realiza  por prestadores de servicios ubicados dentro del Espacio Económico Europeo exclusivamente.

7.CÓMO SE COMPARTEN LOS DATOS PERSONALES DE NUESTROS CLIENTES Y DE SUS HUÉSPEDES


Podemos compartir los datos personales de nuestros clientes o de sus huéspedes con los siguientes terceros para los fines descritos en esta Política de privacidad:

a. Fuerzas y cuerpos de seguridad para la remisión de los datos requeridos en virtud de la normativa vigente sobre libros-registro y partes de entrada de viajeros.

b. Proveedores de servicios de confianza que usamos para desempeñar nuestra actividad, como asesores legales y otros asesores profesionales, y proveedores de servicios en la nube, que ayudan a prestar el servicio a nuestros clientes.

8.POLÍTICAS DE COOKIES

Utilizamos cookies en varias situaciones en nuestro sitio web.Las cookies son pequeños identificadores que un servidor almacena en el terminal con el que se accede a nuestro sitio web o a nuestros servicios. Las cookies contienen información que se puede leer automáticamente al acceder a nuestros servicios y que permite realizar un uso más eficiente y mejor de nuestros servicios.

‍¿Qué tipo de cookies utilizamos?

Cookies de sesión. Son cookies temporales que permiten mantener un seguimiento de tus movimientos dentro de las páginas, y se borran cuando abandonas la página web. Estas cookies sirven para evitar tener que solicitarte información que ya nos has aportado, y para evitar pedirte que te autentiques cada vez que navegas por nuestra Web.
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‍Cookies permanentes. Son las que quedan registradas y se leen cada vez que realizas una nueva visita a nuestra web. Las cookies permanentes permanecerán en el terminal hasta que las elimine, pero, en todo caso, menos de 60 días. Estas cookies nos ayudan a recordar tu información y ajustes cuando visitas nuestra web y, así, puedes conseguir un acceso más rápido y sencillo al no tener que iniciar sesión de nuevo.

‍Cookies de terceros. Son las que provienen de terceras partes distintas a Availroom. Nuestras páginas web únicamente utiliza las cookies de Google Analytics, como mecanismo de recogida de estadísticas en nuestro sitio web, por ejemplo, sobre el número de visitantes que recibimos. En ningún momento, sin embargo, las cookies en su terminal identifican al usuario en sí, sino únicamente el dispositivo utilizado. No se produce por tanto una vinculación entre la información almacenada mediante cookies y aquellos datos personales suyos que podrían estar almacenados en nuestros sistemas. Usted puede configurar su navegador para que le avise antes de instalar cookies o simplemente bloquear el uso de cookies. En tal caso, algunas de las funciones de nuestro sitio web dejarán de estar disponibles para usted. Para más información puede consultar el documento Google Analytics Cookie Usage on Websites.


9.SUS DERECHOS DE PROTECCIÓN DE DATOS
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Bajo ciertas circunstancias, por ley tiene derecho a:

‍Solicitar información sobre si tenemos datos personales sobre usted y, si es así, de qué datos se trata y por qué los tenemos o los estamos usando.    

Solicitar el acceso a sus datos personales (solicitud comúnmente conocida como “solicitud de acceso del interesado”). Esto le permite recibir una copia de los datos personales que tenemos sobre usted y comprobar que estamos tratándolos de forma legal.

‍Solicitar la corrección de los datos personales que tenemos sobre usted. Esto le permite corregir cualquier información incompleta o incorrecta que tengamos sobre usted.Solicitar la eliminación de sus datos personales. Esto le permite pedirnos que eliminemos o borremos sus datos personales cuando no prevalezcan otros motivos legítimos para seguir tratándolos. También tiene derecho a pedirnos que eliminemos o borremos sus datos personales cuando haya ejercido su derecho a oponerse al tratamiento (véase el apartado siguiente).

‍Oponerse al tratamiento de sus datos personales cuando ese tratamiento se base en nuestros intereses legítimos (o los de un tercero) y haya algo sobre su situación particular que haga que quiera oponerse al tratamiento sobre esa base. También tiene derecho a oponerse cuando estemos tratando sus datos personales con fines de mercadotecnia directa.

‍Oponerse a la toma de decisiones automatizada, incluida la elaboración de perfiles, es decir, a no ser objeto de ninguna toma de decisiones automatizada por nuestra parte usando sus datos personales o elaborando un perfil sobre usted.

‍Solicitar la limitación del tratamiento de sus datos personales. Esto le permite pedirnos que suspendamos el tratamiento de sus datos personales; por ejemplo, si quiere que determinemos su exactitud o el motivo para tratarlos.

‍Solicitar la transferencia a usted o a un tercero de sus datos personales en un formato electrónico y estructurado (comúnmente conocido como derecho a la “portabilidad de datos”). Esto le permite llevarse los datos que tenemos sobre usted en un formato electrónico de uso común y poder transferir sus datos a un tercero en un formato electrónico de uso común.

‍Retirar su consentimiento. En las limitadas circunstancias en las que haya dado su consentimiento para la obtención, tratamiento y transferencia de sus datos personales para un fin específico, tiene derecho en cualquier momento a retirar su consentimiento para ese tratamiento específico. Una vez que hayamos recibido la notificación de que ha retirado su consentimiento, ya no continuaremos tratando sus datos para el fin o fines que originalmente aceptó, a no ser que tengamos otra base legítima para seguir haciéndolo conforme a la ley.Si quiere ejercer cualquiera de estos derechos, póngase en contacto con nosotros en el correo electrónico soporte@availroom.com o por correo postal en la dirección presente en la sección «Responsable del tratamiento de datos» del presente documento.No tendrá que pagar ninguna tasa para acceder a sus datos personales (ni para ejercer cualquier otro de sus derechos). Sin embargo, podemos cobrarle una tasa razonable si su solicitud de acceso es infundada o excesiva. Si no, en dichas circunstancias, también podemos negarnos a satisfacer su solicitud.Puede que necesitemos solicitarle información específica que nos ayude a confirmar su identidad y a garantizar su derecho de acceso a la información (o a ejercer cualquier otro de sus derechos). Esta es otra medida de seguridad apropiada para garantizar que los datos personales no se revelan a ninguna persona que no tenga derecho a recibirlos.

10. Cambios en la Política de Privacidad

Nuestra Política de Privacidad está sujeta a cambios periódicamente y cualquier cambio se le comunicará mediante un correo electrónico o un aviso en nuestro sitio web.